Soluzioni Integrate – Public Sector

Eureka Service ha strutturato una proposta di soluzioni di Organizational Project Management (OPM) progettate specificatamente per enti, aziende, agenzie del settore della Pubblica Amministrazione.

Obiettivo di tali soluzioni, mirate a governare in maniera integrata progetti e iniziative, programmi e portfoli, è consentire all’ente pubblico di attuare la propria strategia e di raggiungere il successo operativo nella maniera più efficace ed efficiente, migliorando la comunicazione e il coinvolgimento di tutti gli stakeholder interessati.

In termini operativi ne deriva un sistema integrato (risorse umane, processi e procedure, strumenti informatici a supporto) che consente di individuare in tempi rapidi i programmi ridondanti e non performanti, di allineare in maniera strategica asset, budget e altri investimenti attraverso la definizione delle priorità e la razionalizzazione della gestione dei portafogli.

Contesto di riferimento

Il settore della Pubblica Amministrazione include: Ministeri, Istituti, Scuole e Università, Amministrazioni Locali, Enti Pubblici di Ricerca, Istituti Autonomi, Camere di Commercio, Industria, Artigianato e Agricoltura, Enti Pubblici non Economici, Aziende ed Enti del Servizio Sanitario Locale (ASL) o Nazionale, Agenzie Fiscali.

Si tratta di enti, aziende e agenzie con esigenze tipiche che possono riguardare:

• Gestione e analisi di portfolio di progetti
• Valutazione dei rischi di portfolio
• Monitoraggio e reporting dinamici sui progetti in portfolio
• Miglioramento della collaborazione fra gli stakeholder interni ed esterni a rafforzamento della compliance
• Gestione delle varianti ai progetti (change orders)
• Miglioramento delle operations
• Ottimizzazione dei progetti

Soluzione

Una soluzione di OPM ha l’obiettivo di governare progetti e iniziative, programmi e portfoli, in modo integrato, allo scopo di:

• migliorare la pianificazione, l'allineamento del programma, le previsioni di budget e l'esecuzione con una soluzione completa del ciclo di vita PPM;
• migliorare il processo decisionale attraverso un maggior coinvolgimento degli stakeholder;
• incrementare il ROI su progetti prioritari;
• aumentare la visibilità in relazione al fabbisogno del progetto in termini di risorse (umane, materiali ed economiche);
• automatizzare e semplificare tutte le attività della Pubblica Amministrazione con una soluzione integrata;
• migliorare le decisioni strategiche di investimento in relazione al budget di spesa, al personale allocato e alle operations;
• garantire l'allineamento con le priorità di bilancio

Vantaggi

I vantaggi principali dell’adozione di una soluzione integrata di OPM consistono nell'avere:

• una visuale chiara e concisa di tutti i progetti in essere
• uno strumento di supporto alle decisioni in termini di definizione delle priorità e di scelta del portfolio degli investimenti, con gestione dei relativi scenari e rischi
• una visuale chiara dell’utilizzo di tutte le risorse: umane, materiali e strumentali
• un'unica piattaforma informativa per gestire tutti i contractors, i fornitori, le facilities e le attività progettuali
• un valido supporto per identificare e gestire i rischi a livello organizzativo, di progetto e di portfolio

Consulenza e servizi: articolazione e obiettivi

L'offerta di consulenza, e servizi annessi, ha il fine di supportare i clienti nell’implementazione e manutenzione di un sistema di OPM con soluzioni orientate ai domini People (formazione, supporto), Process (ottimizzazione di processi e procedure) e Tools (strumenti informatici a supporto).
In generale l'intera offerta si articola in 5 linee di prodotto:

1. servizi professionali di supporto al Project Manager e al PMO
2. servizi di assessment (competenze individuali e maturità dell’organizzazione nel Project, Program e Portfolio Management)
3. interventi di consulenza a scope definito
4. consulenza applicativa per l’implementazione di tools informatici a supporto di uno o più processi di OPM (Project Management, Program Management, Portfolio Management, Risk Management, Contract Management, Project Control, etc)
5. consulenza organizzativa e direzionale in ambito OPM

Consulenza applicativa

Rispetto agli applicativi di OPM, le soluzioni proposte sono potenziate tramite i seguenti servizi:

• supporto alla scelta degli applicativi più consoni alle esigenze del settore
• implementazione degli applicativi scelti
• supporto consulenziale per integrare le best-practice aziendali e di settore agli standard internazionali (o aziendali) di Project, Program e Portfolio Management e conseguente adattamento dell’applicativo
• formazione degli utenti per l'utilizzo degli applicativi
• formazione sugli standard di Project, Program e Portfolio Management (nazionali, internazionali o aziendali)
• supporto ai Project Manager, Planner, Project Controller con l’obiettivo di migliorare la pianificazione, il controllo e le previsioni a finire di progetti/programmi
• supporto al PMO dell'organizzazione per la stesura delle procedure la gestione dell’applicativo OPM

Approccio operativo

Vengono identificate le esigenze del cliente tramite incontri iniziali e  definite le soluzioni di OPM più idonee. Il programma dei lavori viene condiviso tra il project manager di Eureka Service e quello del cliente. Al contempo si condivide e definisce un calendario di incontri tra il team di progetto, il gruppo di lavoro e gli stakeholder rilevanti.

Durata

La durata del servizio viene definita in accordo con il cliente, in base alle esigenze identificate in fase di incontri iniziali fra i project manager di Eureka e il Cliente.